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Fai fundraising e hai un database su Excel!? Ti spiego come scegliere un nuovo strumento 👍

 

Mi capita di fare questa domanda/esclamazione un po’ troppo spesso, ultimamente. E la risposta è sempre la stessa: Sì, in qualunque caso, qualunque sia la dimensione della tua organizzazione, la tua mission e il modo in cui raccogli i tuoi fondi, tu hai bisogno di un database. Non è una cosa da fare solamente quando sembra che i numeri siano fuori controllo. Creare un Database si può fare da subito, adattando degli strumenti che consentano di tenere le informazioni ordinate e di saper da subito con chi e di che cosa si sta parlando.

 

 

Excel va bene, MA non va bene

 

Piuttosto che un’agenda o che tenere tutto a mente, meglio avere un file tabulato. Se vuoi creare un database su Excel, almeno fallo ordinatamente. Avresti comunque i seguenti vantaggi:

 

  • un file Excel può essere condiviso molto più facilmente. MA se questo file Excel viene gestito da più persone o per lungo tempo, nascono i “database arlecchino”, fatti di cento formati diversi fusi insieme, di duplicati e di confusione generale.

 

  • una tabella consente di mantenere ordinati i dati MA molti dati sono composti di categorie e sottocategorie. Questo porta ad avere un database incoerente, enorme e simile a un quadro di Mondrian.

landing page non profit

 

  • le dimensioni del database scritto in Excel sono scalabili MA subentra il limite umano. Quando ci si trova davanti una tabella composta da 50 colonne (da A a AX) e 2000 righe, significa che si ha già superato da un pezzo la propria capacità di gestione!

 

Quindi, facciamo tutti un esame di coscienza di fronte ai nostri Excel e chiediamoci seriamente: “Quanti di questi dati utilizzo? Il database è incoerente e poco usabile? Potrebbe rendere di più?”

 

 

Come scegliere uno strumento professionale

 

Piuttosto che darti un elenco di nomi poco motivabili, preferisco darti dei criteri su come scegliere un nuovo prodotto da te. Considera queste indicazioni valide sia se decidi di costruire lo strumento in casa, sia se vuoi fartelo progettare da degli esperti, sia se vuoi acquistare qualcosa di già fatto:

 

1. Parti avendo in mente dove vuoi arrivare

La domanda da farsi è “come userò quel dato?”. A un certo punto dovrai ricercare dei dati nel database, per fare delle azioni specifiche. Prova a immaginarti quelle azioni prima di scegliere il database, dicendo a te stesso: vorrei fare [...] quindi ho bisogno di [...]

Per esempio: Vorrei scrivere una email di ringraziamento a tutti quelli che hanno partecipato all’evento di Natale. Quindi ho bisogno di raccogliere tutte le mail e di sapere chi partecipa a quale evento. Vorrei sapere in che mese rendono di più le campagne. Quindi devo registrare quando e da quale campagna arrivano i doni.

 

 

2. Non tutto va conservato

La tentazione è sempre di registrare tutti i dati possibili, ma non è corretto. Se stai riformando un vecchio database, tieni a mente che i dati hanno una scadenza. Le persone muoiono, cambiano indirizzo email e residenza. Oppure semplicemente abbandonano la tua causa per altre. Il primo lavoro è fare uno screening dei propri dati e ripulirli, altrimenti è come avere una dispensa dove mediamente un terzo dei prodotti è scaduto o inutilizzabile.

 

 

3. Non farti vincolare troppo

Purtroppo accade che prodotti, pur di qualità, sono forniti a condizioni disastrose. Per esempio: i dati caricati nel database diventano di proprietà di chi ha creato la piattaforma. Oppure: non si possono estrarre i dati dal database in formati universali (come l’.xls o il .csv). Questo può sembrare poco importante, ma quando vuoi cambiare prodotto perché hai trovato di meglio, potrai farlo? Assicurati di avere la libertà di uscire! Devi poter caricare e scaricare tutti i tuoi dati.

 

 

4. Il criterio è centrato sulla finalità

Capitano le persone di cui si ha sia la mail privata (pincopallino@gmail.com) che quella lavorativa (pincopallino@tech4nonprofit.it). Viene la tentazione di avere un database che abbia le diciture: email e email di lavoro. Ma a quale mail mandi le comunicazioni? A entrambe? Come fai a fare una query degli indirizzi a cui spedire, se qualcuno preferisce la mail di lavoro e qualcun altro quella di casa? Il criterio giusto è sempre “Email principale” e “Email alternativa”. E scrivere alla principale.

 

 

5. Scegli la comodità

Il lavoro sarà continuo. Dipende da quanto è grande il numero dei tuoi donatori ma, se tutto va bene, arriverai ad avere una persona che lavora solo sul database. Quindi, mi raccomando, scegli uno strumento che si impara, ripetitivo, usabile. Dovrai avere in mente sempre subito il posto migliore dove mettere qualunque dato. Come si fa? Con un adeguato servizio di supporto o con delle guide fatte bene, che insegnino come fare!

 

 

6. Non farti scoraggiare dall’inizio

All’inizio niente è semplice. Soprattutto fare passi avanti. Farai molta fatica quando dovrai imparare metodologie nuove e ripulire grandi quantità di dati. Poi il lavoro si ridurrà e inserire il singolo dato sarà facile e veloce.

 

 

Scegliere un database è il primo passo

 

Il database è il meccanico dove il fundraising è il pilota di formula 1. Senza un bravo meccanico l’auto non parte neanche, eppure il merito se lo prende tutto il pilota.

Se il tuo donatore fa un percorso di dono (per esempio partecipa a un evento, vi contatta per chiedere informazioni e infine dona) il database lo segue, informandoti del successo o meno dell’evento e del motivo per cui dona.

Quindi è uno strumento decisionale, fatto per fare del dono la più bella esperienza che il donatore abbia mai fatto. USALO. Ne va della gioia del tuo donatore!

 

 

landing page non profit

 

 

Se possiamo esserti utili, anche per consigliarti su strategie e tecnologie di Database contattaci dal nostro form! Ti risponderemo!

About the Author

Pietro Giacchetti

Progettista software, consulente per il terzo settore, inbound marketing certified, formatore sulle strategie web.
Per massimizzare le prestazioni, somministrare caffè ogni 4 ore.

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